Case study · Kadry i dokumenty
RJS wysyła ludzi do pracy przy rusztowaniach w Szwecji. Każdy nowy pracownik to komplet kilkudziesięciu dokumentów i te same dane przepisywane w kółko. Zbudowaliśmy system, w którym dane wpisujesz raz, a komplet dokumentów powstaje z nich sam.
01 Punkt wyjścia
Każdy nowy pracownik RJS to teczka: kilkadziesiąt dokumentów, w które imię, nazwisko, PESEL, adres i daty wpisuje się ręcznie, raz za razem. Skompletowanie jednej teczki zajmowało co najmniej pół godziny.
Dane kandydatów leżały w plikach i arkuszach na różnych dyskach. Żeby sprawdzić, kto ma ważne uprawnienia albo gdzie jest czyjś skan, trzeba było szukać po katalogach. Ta robota rosła liniowo razem z zatrudnieniem.
Dane na nagraniu przykładowe.
02 Stawka
Pracownik jadący do Szwecji potrzebuje ważnego zaświadczenia A1, aneksu do umowy i okresowego BHP. Daty w aneksie i we wniosku A1 muszą się zgadzać co do dnia. Jeśli się rozjadą, ZUS odmawia, a człowiek nie może legalnie podjąć pracy.
Do wdrożenia systemu pilnowała tego czyjaś pamięć i kalendarz. Jeden przeoczony termin nie kończy się na nerwach: kończy się opóźnionym wyjazdem, przestojem ekipy na budowie i ryzykiem dla kontraktu ze szwedzkim zleceniodawcą.
Takiego kosztu nie widać w żadnym zestawieniu, dopóki się nie wydarzy. Od pilnowania tych dat zaczęliśmy budowę systemu.
03 Co zbudowaliśmy
Zaczęliśmy od audytu procesu: dwie sesje mapowania z koordynatorką kadr i przegląd dokument po dokumencie przez całą teczkę pracowniczą. Wyszło z niego, że sam generator dokumentów zdjąłby jedną trzecią problemu. Zbudowaliśmy jedną bazę, w której generowanie dokumentów jest tylko jedną z funkcji.
Wszyscy ludzie, ich dane, uprawnienia, notatki i historia zatrudnienia w jednym miejscu. Wyszukiwanie po nazwisku, telefonie i statusie, więc znalezienie człowieka trwa sekundę.
Z profilu pracownika system składa trzydzieści dokumentów w pięć sekund. Powiązane daty zaciągają się z tych samych pól, więc aneks i wniosek A1 nie mogą się rozjechać.
Dokumenty wrzucone do systemu trafiają do teczek w układzie, którego wymaga prawo pracy. Skany, uprawnienia i badania leżą przy człowieku, razem z historią wygenerowanych kompletów.
Całość stoi na serwerze RJS: logowanie kluczem, zablokowany dostęp administracyjny z zewnątrz, zapora i szyfrowany ruch. Dane kadrowe zostają w infrastrukturze firmy.
04 Liczby
Liczby z audytu procesu w RJS i z pierwszych tygodni pracy systemu na produkcji.
Czas składania dokumentów zmierzony na produkcji: komplet trzydziestu dokumentów generuje się w pięć sekund. Czas administracji kadrowej policzony w audycie: około 3,5 godziny miesięcznie przed wdrożeniem, około pół godziny po. Przy dziesięciu zatrudnieniach miesięcznie to ponad szesnaście godzin odzyskanych w skali miesiąca.
05 Słowa klienta
Ktoś przekłada tysiąc papierów na stole i łapie się za głowę, a druga osoba klika generuj i ma gotowe. To jest kwintesencja tego programu: zabieranie czasu pracy jednym guzikiem.
Firmy, które mają dużą rotację kadrową, potrzebują takich programów.
06 Jak to szło
Dwie sesje mapowania z zespołem kadr i przegląd dokument po dokumencie. Na koniec raport z policzonym czasem, ryzykiem i rekomendacją zakresu.
Kwiecień 2026Baza pracowników, kartoteki, generator kompletu trzydziestu dokumentów, skany i teczki A/B/C. Testowane na danych z realnej rekrutacji.
Maj – lipiec 2026System postawiony i zabezpieczony na serwerze klienta, szkolenie zespołu kadr, pierwsze realne teczki wpisane przez firmę.
Sierpień 202607 Co dalej
Po pierwszych tygodniach pracy na realnych danych zebraliśmy listę zmian od osób, które siedzą w systemie codziennie. Dwie rzeczy są na niej najwyżej.
Grupa RJS to kilka spółek, a ludzie przechodzą między nimi w ciągu roku. Docelowo jedna kartoteka na człowieka, a spółkę zatrudniającą wybiera się przy generowaniu dokumentów.
Badania lekarskie, BHP, uprawnienia i karty ID06 wygasają z wyprzedzeniem widocznym w systemie, zamiast w czyjejś głowie.
09 Kontakt
Zacznijmy od bezpłatnego audytu. Wchodzimy, liczymy, gdzie ucieka czas, i mówimy wprost, czy system Ci się opłaca.
Umów audytWolisz mailem? hello@daplo.agency
