Portfolio · Zarządzanie nieruchomościami
Firma zarządzająca kamienicami, około stu lokali. Odczyty wodomierzy przychodziły SMS-em, WhatsAppem, telefonem i karteczkami, faktury powstawały ręcznie, a usterki zgłaszano telefonem o każdej porze. Zbudowaliśmy system, który prowadzi to wszystko w jednym miejscu: panel dla zarządcy i aplikację dla lokatora.
01 Punkt wyjścia
Co miesiąc powtarzał się ten sam obieg. Część lokatorów podawała stan wodomierza SMS-em, część przez WhatsAppa, część dzwoniła wieczorem, a reszta w ogóle nie podawała nic, więc zużycie szacowano z poprzedniego miesiąca. Na zebranie odczytów i wystawienie z nich faktur schodziły dwa dni robocze w miesiącu.
Faktur było około stu pięćdziesięciu miesięcznie, każda po jakieś trzy minuty ręcznej roboty w arkuszu i programie do fakturowania. To siedem i pół godziny wpisywania tych samych danych po raz kolejny.
Usterki żyły osobno. Lokator dzwonił do zarządcy o dowolnej porze, zarządca dzwonił do ekipy, a status zgłoszenia istniał wyłącznie w czyjejś głowie. Nikt nie wiedział, ile zgłoszeń wisi otwartych ani które mieszkanie psuje się trzeci raz w roku.
Lokator nie miał gdzie sprawdzić swoich rzeczy, więc pytał telefonicznie o wszystko: o stan licznika, o fakturę, o termin płatności, o to, czy ktoś już przyjedzie naprawić. Każde takie pytanie kosztowało zarządcę kilka minut i przerwaną pracę.
02 Co zbudowaliśmy
Zarządca dostał panel do prowadzenia budynków, lokator dostał aplikację do swoich spraw. Oba widoki chodzą po tych samych danych, więc nic nie trzeba przepisywać z jednego miejsca do drugiego.
Lokator wpisuje stan wodomierza sam albo robi zdjęcie licznika, z którego system odczytuje wartość. Odczyt trafia od razu do właściwego mieszkania i miesiąca, z blokadą podwójnego wpisu i porównaniem z poprzednim miesiącem.
Zgłoszenie ma kategorię, opis i zdjęcie, a zarządca prowadzi je od nowego przez w realizacji do zamkniętego. Każda usterka zostaje przy mieszkaniu, więc widać historię budynku, a nie pojedynczy telefon.
Faktury wystawia się z panelu, plik PDF leży w prywatnym schowku i otwiera się jednorazowym linkiem. Płatności zestawiają się z fakturami, a przypomnienie o zbliżającym się terminie wychodzi rano, samo, według ustawienia danego lokatora.
Budynki, lokale i ludzie siedzą w jednej kartotece razem z umowami najmu, zdjęciami mieszkania i historią zgłoszeń. Nowego lokatora zakłada się zaproszeniem mailowym, a odchodzącego przenosi do archiwum zamiast kasować.
Do tego aktualności od zarządcy widoczne w aplikacji lokatora, teczka lokatora z jego danymi i umową oraz ustawienia powiadomień po stronie mieszkańca. Razem trzydzieści ekranów: szesnaście dla lokatora i czternaście dla zarządcy.
03 Jak to jest zbudowane
Frontend to statyczne strony bez frameworka, więc panel otwiera się od razu i działa na telefonie z byle jakim zasięgiem. Pod spodem siedzi Supabase postawiony na własnym serwerze: baza, logowanie, pliki i funkcje po stronie serwera. Automatyzacje chodzą w n8n, ruch wchodzi przez nginx z certyfikatami Let's Encrypt.
Całość to dwanaście kontenerów na jednej maszynie w Niemczech, dziewięć tabel w bazie i pięć schowków na pliki, z czego dwa prywatne: umowy najmu i faktury. Kopia bazy razem z plikami robi się w nocy, monitoring sprawdza usługi co pięć minut, przypomnienia o płatnościach wychodzą o ósmej rano.
Ten sam zestaw stawiamy każdemu klientowi pod jego własną nazwą. System dla zarządcy powstał na tej samej platformie co system kadrowy dla RJS, więc drugie wdrożenie nie zaczyna się od zera.
04 Bezpieczeństwo
Każdy system przed oddaniem przechodzi u nas audyt bezpieczeństwa. Ten przeszedł go na dzień przed planowanym pokazem i wyszło z niego dwadzieścia siedem znalezisk.
Dwa były krytyczne i potwierdzone prawdziwym atakiem na działającą instalację. Zalogowany lokator mógł jednym żądaniem podnieść sobie uprawnienia do administratora i zobaczyć dane wszystkich mieszkań. Drugie: zakładanie kont było otwarte dla każdego, kto znał adres systemu. Oba zamknęliśmy tego samego dnia, pierwsze zabezpieczeniem po stronie bazy, którego nie da się obejść z przeglądarki.
Trzy kolejne domknęliśmy dwa dni później: lokator mógł sam zaksięgować sobie zapłatę faktury, umowy najmu i faktury leżały w publicznym schowku, a do serwera, panelu i automatyzacji prowadziło jedno wspólne hasło. Umowy i faktury otwierają się dziś jednorazowym linkiem ważnym godzinę, a hasła są osobne dla każdej usługi.
Do tego nagłówki bezpieczeństwa na wszystkich adresach, limit prób logowania, zawężony dostęp z obcych domen, trzynaście indeksów w bazie, automatyczne blokowanie adresów po nieudanych logowaniach i wejście na serwer wyłącznie kluczem. Na koniec zrestartowaliśmy maszynę: wszystkie dwanaście kontenerów wstało samo, bez ręcznej pomocy.
05 Liczby
Liczby opisują to, co zbudowaliśmy i sprawdziliśmy u siebie.
Audyt procesu przed budową policzył, że opisane wyżej ręczne czynności zajmują około 31 godzin miesięcznie, a system zdejmuje z tego zdecydowaną większość. To wyliczenie sprzed wdrożenia, a nie wynik zmierzony na produkcji: system nigdy nie wszedł do codziennej pracy firmy, więc nie mamy z niego twardych danych i nie udajemy, że mamy.
06 Czym się to skończyło
System powstał w całości. Stanął na dedykowanym serwerze pod własnymi adresami, z certyfikatami i kopiami zapasowymi, przeszedł audyt bezpieczeństwa i utwardzenie, a pilot był dla firmy bezpłatny. Do uruchomienia brakowało jednego: decyzji o wpuszczeniu do niego prawdziwych mieszkań i prawdziwych lokatorów.
Ta decyzja nie zapadła. Firma nie zdecydowała się systemu wdrożyć ani za niego zapłacić, rozmowa przeciągała się miesiącami, więc temat zamknęliśmy po swojej stronie. Do bazy nie trafił ani jeden prawdziwy lokator, więc nie ma tu żadnych cudzych danych.
Kod, baza i konfiguracja serwera zostały u nas w komplecie. Postawienie tego systemu dla innego zarządcy to kwestia godzin, a nie kolejnych miesięcy budowy, i dokładnie po to pokazujemy go w portfolio. Jak wygląda od środka, sprawdzisz w wersji demonstracyjnej na górze strony.
07 Kontakt
Zacznijmy od bezpłatnego audytu. Wchodzimy, liczymy, gdzie ucieka czas, i mówimy wprost, czy system Ci się opłaca.
Umów audytWolisz mailem? hello@daplo.agency