Przejdź do treści
Umów bezpłatny audyt

Dla agencji rekrutacyjnych i działów kadr

Kadry całej firmy w jednym miejscu, od kandydata do świadectwa pracy

Kandydaci, kartoteka, terminy, urlopy i odejścia w jednym systemie. Dane pracownika wpisujesz raz, a dokumenty i przypomnienia powstają z nich same.

Umów bezpłatny audyt

Na obrazie pulpit kadr: 48 pracowników, 3 otwarte rekrutacje, 4 osoby na urlopie, 6 terminów w ciągu 30 dni. W tabeli najbliższe terminy: badania okresowe Michała Lewandowskiego za 6 dni, szkolenie BHP Anny Sadowskiej za 12 dni, koniec umowy Pawła Zielińskiego za 18 dni i uprawnienia UDT Rafała Wiśniewskiego za 27 dni.

Przed i po

Tydzień rekrutera i kadrowej, zanim nowa osoba zacznie pracę

Przed: dane z CV przepisywane do arkusza, a potem do każdego dokumentu z osobna. Po: dane wpisane raz i komplet w jednym kroku.

  • praca ręczna
  • dane w systemie
  • te same dane wpisane kolejny raz

Przed

  1. Poniedziałek

    CV z maila
    Rekruter czyta i przepisuje

  2. Wtorek

    Arkusz kandydatów
    Te same dane drugi raz

  3. Środa

    Umowa o pracę
    Inna pisownia niż w CV

  4. Czwartek

    Skierowanie na badania i karta BHP
    Te same dane kolejny raz

  5. Piątek

    Skany do teczki
    Umowa wraca do poprawki

  6. Poniedziałek rano

    Pierwszy dzień pracy, teczka niepełna
  • Piotr Kamiński4 razyto samo nazwisko wpisane ręcznie
  • Piotr Kaminski2 pisowniew dokumentach jednej osoby
  • 1 poprawkaumowa wraca, teczka czeka
Dane kandydata trafiają ręcznie do arkusza, a potem do każdego dokumentu z osobna. W środę nazwisko na umowie różni się od CV, więc w piątek umowa wraca do poprawki, a w dniu startu teczka jest niepełna.

Po

  1. Poniedziałek

    Kandydat w bazie
    Dane z CV wpisane raz
    Zatrudnienie jednym kliknięciem
    Karta przechodzi do kartoteki pracowników

  2. Wtorek

    Komplet z jednego wpisu
    Umowa, informacja, skierowanie i BHP w jednym pliku PDF

  3. Środa

    Podpisy pracownika
    Robi kadrowa

  4. Czwartek

    Skany do teczki A, B, C
    Skan ląduje przy pracowniku

  5. Piątek

    Teczka gotowa
    To samo nazwisko na każdej kartce

  6. Poniedziałek rano

    Pierwszy dzień pracy
    Pracownik zaczyna z kompletem w teczce
W poniedziałek rekruter wpisuje kandydata raz, a przy zatrudnieniu system składa z tych danych komplet. Do końca tygodnia zostają podpisy i skany. Komplet i teczki działają tak dziś na produkcji, etap kandydata budujemy pod proces agencji.
Moduł 1 z 5Budujemy pod Twoją firmę

Baza kandydatów ze statusami

Każdy kandydat ma jedną kartę: dane z CV, stanowisko, źródło zgłoszenia, status i notatki z rozmów. Na liście widać, kto czeka na telefon, kto jest po rozmowie, a kto dostał ofertę.

Gdy kandydat podpisuje umowę, klikasz „Zatrudnij” i karta przechodzi do kartoteki pracowników z tymi samymi danymi. Nikt nie przepisuje ich drugi raz.

Ten etap budujemy pod proces Twojej agencji, na fundamencie systemu, który działa na produkcji. Statusy, pola karty i źródła zgłoszeń ustalamy na audycie.

Dane kandydatów a RODO

Na obrazie baza kandydatów z filtrami statusów: wszyscy 24, nowi 6, rozmowa 8, oferta 3. Na liście Karolina Wójcik, księgowa, z formularza, nowa; Michał Lewandowski, magazynier, z maila z CV, po rozmowie; Agnieszka Dąbrowska, handlowiec, z polecenia, z ofertą; Piotr Kamiński, kierowca C+E, z ofertą. Obok karta Piotra Kamińskiego ze statusem oferta przyjęta i przyciskiem „Zatrudnij”, po którym dane przejdą do kartoteki pracowników.

Moduł 2 z 5Na produkcji

Kartoteka pracowników z historią zatrudnienia

Każdy pracownik ma jedną kartę: dane, stanowisko, status, uprawnienia, notatki i historię zatrudnienia razem z kompletami dokumentów. Szukasz po nazwisku, telefonie albo statusie, także z telefonu.

Tak działa dziś w firmie rusztowaniowej z Grudziądza: jedna lista ludzi ze wszystkich czterech spółek grupy.

Kto ma dostęp do danych pracowników

Na obrazie lista pracowników z wyszukiwarką i filtrem spółki: Kamil Iłowski, monter; Paweł Zieliński, pomocnik montera; Marcin Kowalczyk, poddźwigowy, w rekrutacji. Obok ta sama kartoteka na telefonie.

Jedna lista ze wszystkich spółek
Historia zatrudnienia przy karcie
Ilustracja identyfikatora pracownika z dwiema informacjami: jedna lista ze wszystkich spółek i historia zatrudnienia przy karcie.
Moduł 3 z 5Budujemy pod Twoją firmę

Terminy, które pilnują się same

Badania lekarskie, szkolenia BHP, koniec umowy, uprawnienia. System zna datę przy każdym pracowniku i pokazuje, co wygasa w ciągu 30 dni.

Kadry dostają przypomnienie mailem, zanim termin minie, a nie wtedy, gdy ktoś o niego zapyta na kontroli.

  • Termin przy każdej osobie i każdym uprawnieniu
  • Lista „wygasa w ciągu 30 dni” dla całej firmy
  • Przypomnienie mailem do kadr i kierownika
Przypomnienie wysłane do kadr

Na obrazie lista terminów na najbliższe 30 dni z filtrami: badania, BHP, umowy, uprawnienia. Najbliższy termin: badania okresowe Michała Lewandowskiego 3 października, za 6 dni. Obok informacja, że przypomnienie poszło do kadr.

Na obrazie kalendarz nieobecności działu magazynu na tydzień 13–17 października: Anna Sadowska na urlopie od wtorku do czwartku, Michał Lewandowski na L4 w czwartek i piątek, Karolina Wójcik na urlopie w piątek. Obok telefon kierownika z wnioskiem urlopowym Pawła Zielińskiego na 5 dni, po którym zostanie mu 14 dni, z przyciskami akceptuj i odrzuć.

Moduł 4 z 5Budujemy pod Twoją firmę

Urlopy i nieobecności bez kartek i maili

Pracownik składa wniosek z telefonu, kierownik akceptuje go jednym kliknięciem, a saldo dni przelicza się samo.

W kalendarzu zespołu widać, kto jest nieobecny w danym tygodniu, więc grafik układasz, wiedząc, kogo nie będzie.

  • Wniosek z telefonu, akceptacja kierownika
  • Saldo urlopu przy każdej osobie
  • Kalendarz nieobecności całego zespołu
Moduł 5 z 5Budujemy pod Twoją firmę

Zmiany w zatrudnieniu i odejścia z jednej karty

Nowe stanowisko albo stawka? Aneks powstaje z danych w kartotece, a historia zatrudnienia dopisuje się sama.

Przy odejściu system składa świadectwo pracy i prowadzi przez listę: zwrot sprzętu, odebranie dostępów, teczka do archiwum. Nic nie zostaje na później.

  • Aneks z danych, które już są w kartotece
  • Historia zatrudnienia przy karcie
  • Lista rzeczy do zamknięcia przy odejściu

Na obrazie karta pracownika Dariusza Mazura, który odchodzi 30 września. Po lewej historia zatrudnienia: zatrudnienie w 2024 jako pomocnik montera, aneks w 2025 na montera z nową stawką i odejście. Po prawej lista odejścia, dwa z czterech punktów zrobione: świadectwo pracy gotowe, sprzęt zwrócony, odebranie dostępów w toku, teczka do archiwum czeka.

Jak pracujemy

Od audytu do systemu dla Twoich kadr

  1. 01Tydzień · 0 zł

    Bezpłatny audyt

    Przechodzimy z Tobą obieg kandydatów, dokumentów i terminów i liczymy, ile kosztuje Cię ręczna robota.

    • Mapę procesów i rachunek zbędnych kosztów
    • Kolejność wdrożenia i propozycję na piśmie
    Dowiedz się więcej o bezpłatnym audycie

  2. 02Zwykle 3–5 tygodni

    Budowa systemu

    Ustawiamy system pod Twoje stanowiska, wzory dokumentów i sposób akceptacji urlopów.

    • System na Twoich wzorach i stanowiskach
    • Szkolenie zespołu z obsługi
    Dowiedz się więcej o budowie systemu

  3. 03Opcjonalnie, co miesiąc

    Utrzymanie i rozwój

    Pilnujemy serwera, kopii i aktualizacji. Nowe moduły dokładamy, gdy firma rośnie.

    • Kopię bazy co noc, 30 dni wstecz
    • Jedną osobę do kontaktu
    Dowiedz się więcej o utrzymaniu i rozwoju
Umów bezpłatny audyt

Dane osobowe

Dane kandydatów i pracowników pod kontrolą Twojej firmy

  • Dane widzą tylko ludzie z kontemKonta zakłada administrator, publiczna rejestracja jest wyłączona. Bez logowania baza nie zwraca żadnych danych.
  • Dziennik zmianWidać, kto i kiedy zmienił dane pracownika. Dziennik przegląda administrator, a wpisu nie da się usunąć.
  • Serwer w UE (Hetzner)Dostęp do serwera i bazy danych masz Ty. Kopia bazy co noc, 30 dni wstecz.
  • Audyt bezpieczeństwa przed oddaniemW systemie kadrowym 30.07.2026, przed startem produkcji.
Jak chronimy dane
Wpisu nie da się usunąć

Na obrazie dziennik zmian w systemie kadrowym: cztery wpisy z datą i godziną, osobą, która zmieniła dane, nazwiskiem pracownika i nazwą zmienionego pola, na przykład stanowisko albo telefon. Dziennik widzi tylko administrator, a wpisu nie da się usunąć.

Pytania

Pytania agencji i działów kadr

Dane leżą na serwerze w UE, do którego i do bazy danych dostęp masz Ty. Widzą je tylko osoby z kontem, które zakłada administrator, a zmiany danych widać w dzienniku zmian. Z nami zawierasz umowę powierzenia przetwarzania danych.

Podstawę przetwarzania, zgody kandydatów i czas przechowywania CV ustala Twoja agencja jako administrator danych. Jeśli potrzebujesz w karcie kandydata pola na zgodę i jej datę, dodajemy je przy budowie.

Na audycie spisujemy, czego używacie: skrzynki, formularza na stronie, arkuszy, programu kadrowo-płacowego. Łączymy system z tymi narzędziami tam, gdzie pozwalają na wymianę danych, a kandydatów i pracowników z arkuszy przenosimy do bazy na starcie. To, co u Was działa dobrze, zostaje.

Jeszcze nie. Od 08.2026 na produkcji działa część kadrowa: kartoteka pracowników z historią zatrudnienia, komplet dokumentów z jednego wpisu i teczki A, B, C ze skanami, w firmie z dużą rotacją. Bazę kandydatów, terminy, urlopy oraz zmiany i odejścia budujemy pod proces Twojej firmy, na tym samym fundamencie. Makiety na tej stronie pokazują, jak może to wyglądać.

Te, których Twoje biuro używa dziś: umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, aneksy, skierowanie na badania, dokumenty BHP, oświadczenia i zgody do teczki. Wzory bierzemy od Ciebie. U firmy rusztowaniowej pełny komplet ma 30 dokumentów.

System nie wysyła deklaracji do ZUS. Pilnowanie terminów badań, szkoleń i umów budujemy pod Twoją firmę jako osobny moduł.

Tak. Kartoteka jest jedna, a spółkę na dokumentach wybierasz przy generowaniu kompletu. Zmienia się nazwa spółki, dane rejestrowe, osoba reprezentująca i miejsce pracy, a wzory zostają te same. W systemie na produkcji tak pracują cztery spółki. Jakie dane klienta mają trafić na dokumenty w Twojej agencji, ustalamy na audycie.

Nie mamy cennika ani pakietów. Audyt jest bezpłatny i trwa tydzień. Budowa systemu trwa zwykle od 3 do 5 tygodni, zależnie od zakresu, a cenę i harmonogram dostajesz na piśmie po audycie. W cenie jest szkolenie zespołu z obsługi.

Wszystkie pytania

Policzmy drogę jednego kandydata do teczki

Pół godziny online o tym, jak dziś kandydat staje się u Ciebie pracownikiem. Bez prezentacji i bez zobowiązań.

Marek Gądek

Marek Gądek

rozmawia z firmami przed umową

Umów bezpłatny audyt albo napisz: hello@daplo.agency

DAPLO AI · Grudziądz

Rezerwacja terminu

Wczytuję wolne terminy. Jeśli nie widzisz kalendarza, napisz na hello@daplo.agency.